マイナンバー回収手法に関して クラウドシステムの利点

社会保険労務士 表参道HRオフィス 山本です。

2015年10月より日本国内に住所を有する国民ひとりひとりに12桁のマイナンバーが付与されました。
2016年1月より、税・社会保障・災害対策に関しての行政手続きで利用されます。

1月以降、まずは税関係の申告書、雇用保険の手続きにおいてマイナンバーが必要になります。

このため、各企業では従業員のマイナンバーを集めなければならないのですが、これが今大変な作業になっていると思います。

マイナンバー回収に関する問題点と一つの解決方法を提案いたします。

マイナンバー回収には、従業員より、マイナンバーカードもしくは通知書の写しに合わせて、本人確認書類を回収し番号と本人確認を行うよう規定されています。また、従業員本人が扶養されている方の分も同じ形で企業に提出する必要があり、中でも従業員の配偶者で扶養に入られていて国民年金第3号被保険者になっている方からは、委任状をとったうえでマイナンバーの回収を行わなければなりません。

回収したあとも、その番号の保管、利用は厳密に定められていて、使用しなくなった場合は適宜廃棄しないとならないとされています。

紙で上記書類を回収した場合、本人確認書類とともに保管し、従業員が退職したりしたら適宜廃棄していかなければならないという形です。手続きの際などに紛失や漏えいしてしまうと刑事罰が科されることもあります。

このように、紙で回収し、保管するというのは紛失の危険性とともに、利用廃棄における手間が今まで以上に増えることになります。

そこで、今注目されているのがインターネットでのクラウド上で番号の回収、利用、管理をできるシステムです。

Web上だとハッキングされた場合などの紛失の危険などもありますが、クラウドシステムを運用している会社は金融機関並みのセキュリティを持って保管ができる体制をとっています。また、そもそもマイナンバーは一つの番号の集中管理ではなく、分散管理として、マイナンバーと各手続きの番号を紐づけることによって各制度の情報を統合する仕組みになっているので、単体でマイナンバーだけが流出したとしても個人情報が一斉に洩れるという仕組みにはなっていません。

クラウドの利点としては、従業員からWeb上で申請をしてもらい、添付書類等も電子データで送付してもらいます。PC画面上で番号を確認し、問題なければ添付データを削除することができます。このことで、紙による紛失のリスクを軽減できます。また、告知、回収、入力、管理という流れも全てWeb上でできますので、事務作業量も減らすことができます。

当事務所もfreee社のクラウド給与システムをメインに利用し、認定アドバイザーとして、マイナンバーの管理を効率化できる体制を整えています。

マイナンバーの回収、管理にお困りの事業主の方は是非一度当事務所にご相談ください。

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社会保険労務士 表参道HRオフィス 山本純次
渋谷・表参道に事務所を構える人事労務の専門家、社会保険労務士表参道HRオフィス。代表山本純次。社労士として社会保険・労働保険の手続き代行から就業規則の策定、労務相談までなんでも対応いたします。渋谷区、港区、目黒区、世田谷区、新宿区をメインに社労士業務の事務手続き代行、給与計算、就業規則作成まで幅広い人事労務業務を対応いたします。