就業規則の作成と変更は労働基準監督署長への届出よりも社内での周知が大事

就業規則(変更)届

就業規則を新たに作成しまたは変更した場合に、従業員が10名以上であれば、労働基準監督署長への届出が必要です。

具体的な提出書類は「就業規則(変更)届」、新たな届なら就業規則、変更届なら新旧対照表、そして「意見書」です。

意見書とは

「意見書」というのは、就業規則の内容または変更について、労働組合が意見を述べた書面です。

労働者の過半数で組織する労働組合が無ければ、労働者の過半数を代表する者が意見を書きます。

かつて「就業規則(変更)届」のルールについて検討されたときに、「同意書」が必要であるという見解と、「同意書」は不要であるという見解に分かれました。

結局、間をとって「意見書」を添付することになったそうです。

「意見書」ですから、これに多くの意見や要望が書かれていても、会社にはこれに対応する法的義務がありません。

しかし、中には貴重な意見もありますから、会社は参考にすべきでしょう。

労働組合や代表者の役割

労働組合は、就業規則の内容または変更内容について、組合員の意見を取りまとめて「意見書」に記入することが求められています。

労働者の過半数を代表する者も、労働者の過半数の意見を取りまとめて「意見書」に記入することが期待されています。

代表者の選出方法

労働者の過半数を代表する者は、労働者側の代表者です。

ですから、管理監督者など使用者側に含まれる人は、労働者の過半数を代表する者にはなれません。

そして、その選出方法も民主的でなければなりません。

会社側が候補者を選んだり推薦したりはできないのです。候補者を選ぶ段階から、労働者側の立場にある人たちが話を進めることになります。

ここをきちんとしないと、労働者の過半数を代表する者の選出が無効になり、「意見書」も無効になります。

すると「就業規則(変更)届」を提出しても、その届出が無効になってしまいます。

就業規則作成・変更の手順

「意見書」を作成する都合上、就業規則の作成や変更の手順は次のようになります。

・就業規則(変更)案の作成

→社内決裁

→従業員への周知

→「意見書」の作成

→労働基準監督署長への届出

※内容を公開する前に意見を求めることはできないので、就業規則の内容を公開してから「意見書」を作成することになります。

就業規則(変更)の有効性

判例によると、就業規則は周知されていないと効力がありません。これは、労働基準監督署長に届出をしていても同じです。

このことから明らかなように、届出は法令により義務づけられているものの、届出で有効になるわけではなく、周知することによって有効になるのです。

周知の意味

「周知」という言葉は、本来、周(あまね)く=広く知らせるという意味です。

しかし、就業規則について求められる周知は、内容について一人ひとりの従業員に知らせることではありません。

就業規則ができたこと、変更されたことだけ伝えておいて、あとは見ようと思えば見られる状態にしておけば良いのです。

たとえば、就業規則のファイルを休憩室やロッカー室に置いておくとか、パソコンやスマートフォンで見られるようにしておくのです。

ただし、アルバイトやパート社員などを含め、すべての従業員に見られるようにしておく必要があります。

誤った常識の継続

「就業規則の変更は社員に知らせなくても労働基準監督署長に届け出れば有効」「まず届出をしてから社員に知らせるのが正しい」という誤解は生じやすいものです。

就業規則に限らず、「うちは昔からこれでやっている」ということで、毎回、間違いを繰り返していたり、法改正を知らずに違法な状態から抜け出せずにいることもあります。

柳田事務所では、スポット契約でも就業規則の作成・改定のお仕事をお受けしています。

しかし、なるべく顧問契約を交わしていただいて、給与計算、労災防止、労務管理、労働トラブルの予防など、誤った常識の発見と改善案の策定に取り組んでおります。

また、就業規則も作りっぱなしではなく、適正な運用ができるようにお手伝いしております。

いずれにせよ、毎回繰り返していることが本当に正しいのか、少しでも不安に感じることがあれば、お近くの社労士(社会保険労務士)にご相談ください。

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解決社労士 柳田 恵一
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