残業を減らすには理由を明らかにしてタイプ別に対策を!

残業代を減らすための選択肢

残業代をカットするのは違法ですし、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則もあります。〔労働基準法37条、119条〕

しかし、残業を全面的に禁止してしまったのでは、正常に仕事が回らなくなってしまいます。

そこで、ある程度まで残業を制限するという対策が取られます。

人件費が予算の範囲内に収まるよう、うまく調整するわけです。これは役職者任せにするとうまくいきません。

役職者が働き放題となり、過重労働が発生してしまいます。

結局、本当に必要な残業だけを認めようという、正攻法でいくことになります。

残業代の多い社員

必要な残業だけを認めようとすると、個々具体的な仕事内容の分析が必要となってしまいます。

しかし、実際には社員全員が同じ残業時間というわけではなく、一部の社員に片寄っているものです。

残業代の多い社員には、大きく分けて3つのタイプがあります。自己都合タイプ、会社都合タイプ、能力不足タイプです。

自己都合タイプの特徴と対策

自己都合というのは、生活のために多額の残業代を必要とする、家に居場所が無いなどの個人的な理由で残業するパターンです。

本来の勤務時間帯には、おしゃべりをしたり席を外したりダラダラと過ごし、残業の時間帯には頑張っている姿が見られます。

上司が中心となって指導し、本来の勤務時間帯に職務に集中するようにさせることが必要です。

また、プライバシーの侵害にならないよう気を付けながら、個人的な悩みについて相談に乗ることが対策となります。

生活残業をしているのであれば、ライフスタイルの見直しが必要でしょう。

本人も家族も本来の収入に見合った生活をするという、当たり前の指導をすることになります。

たとえば、配偶者との関係が悪くて家に帰りたくないのであれば、趣味を持つとか、会社の帰りに自己啓発のための活動やボランティアを行うなど、居場所を探せるようにすることも必要です。

会社都合タイプの特徴と対策

会社都合というのは、仕事ができる優秀な社員なので仕事が集まってしまい、やむを得ず残業するパターンです。こういう社員は、始業時間前から残業時間帯までテキパキと仕事をこなしています。

上司が役割分担を見直すこと、代わりにできる人を育てることが対策となります。

仕事ができる社員は、仕事を抱え込み他の社員に関与させたがらないことも多いのですが、マニュアルを作らせ他の社員に引き継がせることが必要となります。

こういう社員は、会社に対する貢献度が高いので、残業対策だけでなく、他の社員よりも一段高い処遇を考えてあげないと、転職していく危険があります。

能力不足タイプの特徴と対策

能力不足というと、何もできないように思われがちですが、ここでは担当業務が上手にできないことを言うものとします。

こうした能力不足の半分以上は、会社の教育不足によるものでしょう。

たとえば、事務仕事でエクセルを使う場合、コピーして貼り付ける操作でも、マウスの左クリックだけを使う方法、マウスの左右両方のクリックを使う方法、マウスは使わずにキーボードで行う方法、そしてこれらを組み合わせた方法があります。

どのような操作が効率的であるかは、作業によって異なります。

ところが、本人任せにしておくと1つの方法しか覚えません。これでは生産性が上がりません。

こうした能力不足の社員は、本人としては頑張っているのですが、他の社員と同じ仕事を与えられても残業が発生してしまいます。

明らかにスピードが不足していますし、優先順位がおかしいですし、やり直しが多いのも特徴です。

しかし、担当業務に慣れれば残業も減っていきますので、根気強い上司の指導によって改善が期待できます。

タイプが不明の場合でも

一見してどのタイプかわからない社員でも、他部署に異動させてみると良くわかります。

自己都合の残業なら、異動の前後で残業時間が変化しません。仕事内容とは関係の無いところに残業の理由があるからです。

会社都合の残業なら、異動直後に残業が減り、その後徐々に増えていきます。

異動先で周囲での評価が高まり、任される仕事量が増えれば残業も増えるからです。

能力不足の残業なら、異動直後の残業が多く、その後徐々に減っていきます。

異動先の仕事を覚えれば、少しずつですが、それなりに効率が上がるからです。

ここも社労士(社会保険労務士)の出番

いつの間にか残業代込みの給与になってしまっているのであれば、正式に定額残業代のしくみを定めて適正に運用したいところです。

また残業代だけではなく、人件費の総額を抑制し、能力や貢献度に応じた給与にするためには、人事考課制度の確立ときめ細かい運用が必要です。

どちらも、社労士の得意分野ですから、ぜひ、信頼できる社労士にご相談ください。

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解決社労士 柳田 恵一
今のありのままの姿と理想とのギャップをどうやって埋めたら良いのか。「府中柳田」で検索してみてください。そして、お気軽にご連絡ください。